こんにちは、いろはす（@ilohas_games）です。
先日、ドラゴンクエストライバルズの公式イベント、「みんなの酒場杯Special」を主催・運営しました。
女性限定ということで開催し、人数のことなど様々な心配がありましたが、17名の方に集まっていただき、ワイワイ楽しむことができました。
この経験から、これから酒場杯Specialを開きたいと考えている方の一助になればと覚書を書いておくことにしました。
※開催場所や規模によって違ってくることもありますので、あくまで一例として読んでくださると幸いです。
- みんなの酒場杯Specialとは
- みんなの酒場杯Specialの主催者になるには
- 申請するために必要な情報
- 大会告知まで
- 大会告知
- 大会告知から前準備まで
- 大会開催直前
- いよいよ酒場杯Specialスタート！
- サブイベント
- サブイベントが終わったら閉会
- 振り返って：酒場杯Specialを開催する注意点
- 酒場杯Specialを開催してよかったこと
- 最後にまとめ
みんなの酒場杯Specialとは
通常行われているオフライントーナメントイベント「みんなの酒場杯」の個人主催バージョンが「みんなの酒場杯Special」になります。
個人主催という以外では、通常の酒場杯とあまり変わりはありません。ただし、参加賞が豪華になったり、16名以上の参加で小さなメダルが10枚配布されるなど、参加者にとっては嬉しいイベントになっています。
みんなの酒場杯Specialの主催者になるには
みんなの酒場杯Specialを主催するには、酒場杯公式HPから開きたい日程の6週間以上前に申請します。
主催者となるには、一定の条件があります。
- 店舗が開催する「みんなの酒場杯」に1度でも参加していること
- 運営事務局が指定する場所で開催すること
- 大会終了後48時間以内に、大会レポートを提出できること
3つの大会レポートはとても重要で、提出しないと参加者に商品が配布されません。
申請するために必要な情報
- 大会名を決めます。開催者の名前で開催している人が今のところ多いです。例：「いろはすの酒場杯」など
- Twitterアカウントが必須となっていますので、告知にも使えるのでTwitterをやっていない人はアカウントを作成しましょう。
- 大会概要が必要になります。タイムテーブルを含め、どういう大会なのかをなるべく分かりやすく書くようにしました。
- 注意事項。すでに用意されている注意文の上に何を書くかを用意します。特別なルールでトーナメントをしたいときなどに良いと思います。
- 希望する開催都道府県、店舗を決めます。都道府県によって開催できる店舗が限られています。
- 希望日程は第3希望まで設定できます。6週間以上後の日程を設定しましょう。
- 開始時刻と終了時刻は、受付時間を含めて、余裕持って4時間くらいは確保しましょう。
- 募集人数。小さなメダル配布が16名以上の参加で配布されるので、16名以上に設定するほうが望ましいです。当日キャンセルを見越して、少し多めに設定するのも良いと思います。
- 参加賞。第何弾のプロモーションカードを参加賞にするか選びます。
- パスワード設定。身内だけの大会とする場合などに、申し込みにパスワードを設定することができます。
申請後は大会がページに公開されるまで確認や修正ができないようなので、事前に控えを取っておくことをおすすめします。
大会告知まで
大会開催決定のお知らせメールが来るまで、ひたすら待つことになります。
お店の決定事項など、開催可否の意思確認のメールが届きます。連絡はメールが中心となるので、なるべくメールは毎日確認するようにしておきましょう。
大会告知
Twitterなどで大会の告知をします。なるべく目に留まるように画像つきでツイートするようにしました。
【拡散希望】
— いろはす@DQR (@ilohas_games) 2018年8月7日
8/26(日) 14:00～
【女性限定みんなの酒場杯】を開催いたします✨
初心者でも参加OKです！お友達とお誘いあわせの上、気軽に参加お待ちしております✨
※男の子のお子様連れのご家族も参加できます。#ドラゴンクエストライバルズ #みんなの酒場杯
申し込み→https://t.co/SpsxNdSbRC pic.twitter.com/M1SvRjsIqA
大会告知から前準備まで
この段階がかなり重要だと思います。
頂いた運営マニュアルの中で分からないことは運営さんにメールで聞きながら、準備を進めていきました。
大会参加についての質問に答えたり、大会概要の微調整をしたり、変更点がある場合は告知をするなどやることは沢山あります。
一度も訪れたことがない場所での開催だったため、事前に店舗の方と連絡を取り、会場を下見しました。
この下見は、設営するための勘をつかんだり、店舗の方とあいさつができたり、事前に聞いておかなければならないことを確認できたりしたので、本当にやって良かったと思っています。
下見をした上で、準備したものは以下の通りです。
- 運営マニュアル
- 台本（簡単に何を話すか、進行などを書き留めたもの）
- イヤーマフ（決勝の観戦を映すため、対戦時に話が聞こえないように用意。しかし、イヤーマフだけではかなり聞こえてしまったらしく、ヘッドホンの方が良かったかも）
- HDMIケーブル（パソコンとつなぎ、決勝観戦を流すのに使用）
- ノートパソコン（運営と観戦に必要）
- メモ帳や筆記用具
- 名札ケース（ぶら下げるもの）
- 名札の紙（開催当日に運営さんから独自のものを頂けたため不要に）
- ペン（名前を記入してもらうのに必要）
- 飾り付け、両面テープ（少しでも場の雰囲気を明るくしたいため準備。材料はすべて100均で揃う）
- 紙皿、紙コップ、除菌シート、ティッシュなど（持ち込み可の店舗だったため使用）
- スマホ充電器、モバイルバッテリーなど（もしものときのために）
- 金属製の箱（お菓子の箱など。参加費を入れておくために）
心配性なのもあり色々用意しすぎかなと思いましたが、どれも当日必要なものばかりでした。
特に観戦配信をする際の機材などは、店舗側と打ち合わせをしておく必要がありますので注意してください。
大会開催直前
受付の2時間前にお店に伺いました。飾り付けの設置、今日の流れの確認など細かいところを店舗と確認し、来店に備えました。
早い方は受付時間前に来店されるので、時間には余裕を持つのが安心かと思います。
いよいよ酒場杯Specialスタート！
- 受付と同時にマニュアルに沿ってチェックイン作業を行う
- 参加費の徴収（お店の人がやるのかなども事前に相談）
- 名札への記入をお願いする
- 席への案内
以上を受付で行いました。遅刻する方の扱いは、何分待つかなどの扱いは事前に決めておきましょう。
開催時間になったら簡単な自己紹介、今日の流れの説明、大会ルールの確認、参加賞の説明などをしておくと参加者の方が安心するかなと思います。
ひと段落したらさっそくトーナメントに入っていくのですが、今回何らかの不具合でトーナメントを作成することができませんでした。
そのため、自前でサブイベントのために用意していたトーナメント作成ツールでトーナメントを作成し、大会を運営することになりました。
このような思わぬ事態もイベントでは良く起こるので、準備は入念にしていきましょう。
サブイベント
無事トーナメントが終わり、時間が余ったためサブイベントを行いました。
初心者でも気軽に参加してほしいという思いがあったため、「おすすめデッキ」の「見習い～」とつくデッキ縛りで開催しました。
意外に盛り上がり、普段見られないカード、ナーフを受けたあの懐かしいカードなどを久しぶりに見ることができ、観戦していてもとても楽しかったです。
サブイベントが終わったら閉会
すべての予定が終了したら最後の挨拶と、今日のお礼を述べて閉会となりますが、交流のために時間が余ったらフリータイムにするのも良いかと思います。
飾り付けの撤収作業などがあったのですが、ありがたいことに参加者の方々に手伝っていただきました。
48時間以内に、忘れずに大会レポートを提出しましょう。
振り返って：酒場杯Specialを開催する注意点
- 開催場所によるかもしれませんが、参加賞で配り余ったリアルプロモーションカードは店舗に返却します。無許可で配ったりしないように注意。
- サブイベントで余分に配りたい場合は、事前に運営さんに申告しましょう。少し配慮してもらえました。
- 時間には余裕を持ちましょう。思わぬトラブルで少し時間が押してしまい、通常営業ギリギリの終了となり、尻切れトンボ気味になってしまいました。
- 何事も分からないことがあれば運営さんに聞きましょう。分からないことは教えてくれますし、協力してもらえます。
- 自主的な行動（下見、告知など）が必要になってくるので、積極性や体力も必要です。
- 運営が忙しく、大会中は参加者と交流する時間は限られています。
- 私は忘れていましたが、事前に参加費のお釣りのために小銭を用意しておきましょう。
酒場杯Specialを開催してよかったこと
- 何よりも、「楽しかった」「また来たい」などの声を頂いたこと。
- 女性限定という特殊な参加枠の中で、女性ライバルズユーザーというコミュニティが少しでも広がったこと
- ドラゴンクエストライバルズのモチベUP
- 運営側に回ることで、イベント主催の大変さや気持ちを少しでも理解できたのではないかと思う。
最後にまとめ
大規模なイベントを開催したことは初めてで、正直不安のほうが大きかったです。
でも、実際に当日大会を運営しながら自分も楽しむことができました。
自分が楽しまないと参加者の方も雰囲気を感じ取るのかな、と思うので、「参加者と一緒にライバルズを楽しむ！盛り上げる！」という気持ちで臨んだ方が良いと思います。
今回、私情で開催が危ぶまれることもあり、運営さんやお手伝いをしてくれた方にはご迷惑をおかけしました。
そのような中で無事開催でき、成功させることができたのは協力・応援してくださった皆様のおかげだと思います。本当にありがとうございました！
酒場杯Specialのことを色々聞きたい、主催したいけど何から始めればいいの？など、私で良ければ少しでも力になりたいと思っています。Twitterからどうぞ！
それではまた！
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